En las empresas de mantenimiento y servicio técnico, WhatsApp funciona como mesa de entrada, agenda, sistema de despacho y archivo, todo a la vez. Mientras la empresa tiene tres técnicos, alcanza. Con ocho, empiezan los pedidos que nadie tomó, el cliente que reclama por segunda vez y las facturas que se discuten porque no hay forma de mostrar qué se hizo y cuándo.
La solución mínima es separar la conversación (que puede seguir en WhatsApp) del registro (que tiene que vivir en un solo lugar). Esta guía arma ese registro con Google Forms, Sheets y Drive, y una plantilla lista para usar.
El ciclo de vida de una orden de trabajo
Una orden de trabajo es un pedido con número, responsable y estado. Estos son los cinco estados que usamos, y quién mueve cada uno:
| Estado | Significa | Quién lo cambia |
|---|---|---|
| Pendiente | El pedido entró y todavía no tiene técnico | Quien recibe el pedido |
| Asignada | Tiene técnico y fecha | Coordinador |
| En curso | El técnico llegó y está trabajando | Técnico |
| Terminada | Trabajo hecho, con fotos y conformidad | Técnico, con el formulario de cierre |
| Facturada | Salió la factura | Administración |
Si una orden no puede pasar de un estado al siguiente sin un dato (por ejemplo, Terminada sin conformidad), el registro se mantiene limpio solo.
Paso a paso
- Numerá cada pedido. Todo pedido que entra, por teléfono, mail o WhatsApp, se carga como una fila nueva en la hoja Órdenes con número correlativo (OT-0001, OT-0002…), cliente, equipo o ubicación, tipo y prioridad. Al cliente se le responde con el número: "Tu pedido es la OT-0145".
- Asigná técnico y estado. El coordinador asigna el técnico y pasa la orden a Asignada. Un pedido sin técnico al final del día es una alerta.
- Armá el formulario de cierre. En Google Forms creá un formulario con: número de OT, trabajo realizado, horas, materiales usados, fotos (pregunta de tipo Subir archivo) y conformidad del cliente. Guardalo como acceso directo en el celular de cada técnico.
- Pedí fotos y conformidad. Antes de irse, el técnico saca una foto del antes, una del después y le pide al cliente que escriba su nombre y DNI en la última pregunta. Esa respuesta, con fecha y hora, es el respaldo para facturar.
- Revisá el tablero cada mañana. La hoja Tablero te muestra las órdenes abiertas, las pendientes sin asignar, las abiertas hace más de 3 días y las terminadas sin firma. Son cuatro números; si los mirás todos los días, los pedidos dejan de perderse.
- Pasá a Facturada una vez por semana. Todo lo terminado y firmado se factura y se marca como Facturada. Así sabés en cualquier momento cuánto trabajo hecho falta cobrar.
Qué te muestra la plantilla
- Días abierta por orden, calculado solo, y una alerta cuando pasa de 3 días o cuando una orden terminada no tiene firma.
- Tiempo promedio de cierre, el número que conviene bajar mes a mes.
- Órdenes por técnico, abiertas y terminadas, para repartir mejor la carga.
Cómo medir que funcionó
Antes de empezar, revisá el último mes: ¿cuántos pedidos se reclamaron dos veces y cuántas facturas se discutieron por falta de respaldo? Después de un mes con el registro, mirá el tiempo promedio de cierre, las órdenes terminadas sin firma y las terminadas sin facturar.
Cuándo esto deja de alcanzar
- Tenés más de 5 técnicos en la calle y coordinar la agenda en una planilla se vuelve un trabajo de tiempo completo.
- Tenés contratos de mantenimiento con preventivos que se tienen que programar solos según calendario u horas de uso.
- Manejás stock de repuestos que se descuenta con cada orden.
- Tus clientes quieren ver el estado de sus pedidos en línea, sin llamar.
Ahí conviene una app para técnicos conectada a la agenda, el stock y la facturación. Es lo que diseñamos para empresas de mantenimiento y servicio técnico. Si querés saber por dónde empezar, pedí el diagnóstico gratuito.
Cristian Dominguez es fundador de Novaptix. Empezó en logística —a cargo de un depósito y del armado de rutas de camiones de una distribuidora— y hoy diseña sistemas para que empresas de servicios crezcan sin depender del dueño. Más sobre Cristian.